Almennt
Leiguskjól ehf., kt. 5109061520, (hér eftir „félagið“ eða „við“) er rekstraraðili leiguvef Leiguskjóls þar sem notendum gefst kostur á að auglýsa húsnæði til leigu og halda úti leigusíðu með upplýsingum um sig sem leigutaka. Félagið selur húsaleiguábyrgðir inni á leiguvefnum sem felur í sér að félagið gengst í sjálfskuldarábyrgð fyrir efndum á húsaleigusamningum notenda. Saman vísast til þessa sem “starfsemi” félagins. Sem söluaðili sjálfskuldarábyrgða og umsjónaraðili leiguvefs gætum við þurft að meðhöndla persónuupplýsingar í ýmsum tilgangi við starfsemina.
Með persónuverndarstefnu þessari viljum við skýra hvernig við vinnum með og notum persónugreinanlegar upplýsingar í starfseminni. Félagið leggur áherslu á að unnið sé með persónuupplýsingar á ábyrgan, viðeigandi og fullnægjandi hátt og að vinnslan takmarkist við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.
1.1 Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru allar þær upplýsingar sem liggja fyrir um tilgreindan einstakling og hægt er að rekja beint eða óbeint til hans. Gögn sem varða ekki tilgreindan einstakling eru ekki persónuupplýsingar.
1.2 Hvaða upplýsingar vinnum við með?
Við vinnum með ýmsar tegundir persónuupplýsinga um einstaklinga sem nýta sér þjónustu okkar. Þar með talið rafræn gögn eða upplýsingar sem við afgreiðum í tengslum við starfsemi okkar. Sem dæmi má nefna nöfn, kennitölur, heimilisföng, símanúmer, tölvupósta og aðrar samskiptaupplýsingar, allar greiðsluupplýsingar sem tengjast þjónustu okkar, þar með talið upplýsingar um leigusamninga, ábyrgðir tengda þeim og rafræn samskipti milli félagsins og viðskiptavina. Persónuupplýsingar geta auk þess verið gögn eða upplýsingar sem afgreiddar eru samkvæmt þínum óskum og gögn eða upplýsingar sem Leiguskjóli er lagalega skylt að afgreiða eða hefur lögmætan hagsmuni af því að afgreiða, þar með talið upplýsingar sem fengnar eru frá þriðja aðila. Á félaginu hvílir skylda til að varðveita persónugreinanleg gögn til að uppfylla skilyrði bókhaldslaga.
1.3 Hvernig notum við persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar verða unnar af okkur vegna þeirrar þjónustu sem við veitum, meðal annars en ekki eingöngu, til að sinna lagalegri skyldu okkar vegna viðskiptaferla, stjórnunargreiningar, bókhalds, áætlana, viðskiptaáætlana og viðskipta, til að takast á við lagalegar kröfur og halda uppi góðum stjórnunarháttum. Ennfremur geta persónuupplýsingar verið unnar á grundvelli lagaskyldu, t.d. hvað varðar bókhaldslög. Vinnsla persónuupplýsinga fer einnig fram á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar af því að veita góða þjónustu til notenda okkar og til markaðssetningar.
Upplýsingar geta komið beint frá einstaklingunum sjálfum eða frá þriðja aðila s.s. Creditinfo, stjórnvöldum, eftirlitsaðilum, fjármálastofnunum eða öðrum samstarfsaðilum.
1.4 Afhending persónuupplýsinga
Til að geta sinnt starfsemi sinni getur Leiguskjól þurft að afhenda persónuupplýsingar til þriðja aðila, þar á meðal til stjórnvalda, viðskiptafélaga, innheimtuaðila, fjármálastofnana og greiðslufyrirtækja. Þessir þriðju aðilar geta verið:
- Við deilum upplýsingum með þjónustuveitendum sem aðstoða okkur við að veita notendum okkar þjónustu. Þessir aðilar geta verið bankar og önnur fjármálafyrirtæki, lánstraustsfyrirtæki, vefhýsingarfyrirtæki, gagnagreiningarfyrirtæki, upplýsingatæknifyrirtæki, þjónustuver og tölvupóstsþjónusta.
- Við deilum persónuupplýsingum eingöngu meðal starfsmanna og stjórnar Leiguskjóls.
- Við notum og afhendum upplýsingar sem við teljum nauðsynlegar í eftirfarandi tilgangi: (a) samkvæmt gildandi lögum, (b) til að verja lögmæta hagsmuni okkar; (c) sem viðbrögð við fyrirskipunum frá lögreglu, dómstólum, eftirlitsstofnunum og öðrum opinberum valdhöfum sem geta verið hvort heldur sem er innlendir eða erlendir.
1.5 Varðveislutími
Persónuupplýsingar eru eingöngu varðveittar svo lengi sem þörf krefst eða talin er þörf í ljósi tilgangi þeirra eða svo varðveisla þeirra sé bundin af lögum.
1.6 Flutningur út fyrir Evrópskra efnahagssvæðið
Félagið miðlar persónupplýsingum ekki utan Evrópska efnahagsssvæðisins (EES) nema í samræmi við gildandi lög, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykkis, eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.
1.7 Réttindi samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga
Einstaklingar hafa rétt á því að fá upplýsingar um hvort við vinnum persónuupplýsingar um þá eða ekki. Einstaklingar eiga rétt á að fá aðgang að upplýsingunum sem eru til um þá og hvernig vinnslunni er hagað, láta leiðrétta þær og mótmæla vinnslu upplýsinga. Í sérstökum tilvikum er hægt að láta eyða upplýsingum, takmarka frekari vinnslu og flytja upplýsingarnar til þriðja aðila.
Ef einstaklingur hefur veitt leyfi til vinnslu persónuupplýsinga getur hann hvenær sem er dregið leyfið til baka. Afturköllun leyfis hefur engin áhrif á lögmæti þess sem fram fór áður en leyfið var afturkallað.
Ef spurningar vakna er varða réttindi einstaklinga eru viðkomandi hvattur til að hafa samband við Leiguskjól í gegnum netfangið samband@leiguskjol.is. Einstaklingar hafa rétt á að senda inn kvörtun til Persónuverndar ef þeir telja að félagið hafi ekki fylgt ákvæðum persónuverndarlaga um meðferð persónuupplýsinga.
1.8 Upplýsingaöryggi
Öryggi persónuverndarupplýsinga er tryggt eins og kostur er auk þess sem varðveisla þeirra er í samræmi við gildandi lög. Aðgangur að gögnum er ávallt dulkóðaður, þ.e. aðgangsupplýsingar eru ekki geymdar nema dulkóðaðar, og gögn eru aldrei send yfir internetið til notenda, viðskiptavina eða þjónustuaðila, nema yfir dulkóðuð skil eða viðmót (e. Data Transfer Protocol), svo sem um HTTPS eða SSL staðal. Upplýsingaöryggistefna félagsins kristallast í þessu.
1.9 Breytingar á persónuverndarstefnu þessari
Persónuverndarstefna þessi getur tekið breytingm fyrirvaralaust en í þeim tilvikum tilkynnum við slíkt á vefsíðu félagsins eða með beinni tilkynningu til þeirra einstaklinga sem eiga persónugreinanlegar upplýsingar í vörslu félagsins. Breytingar á stefnu okkar taka gildi um leið og uppfærð útgáfa hefur verið birt á vefsíðu félagsins. Við hvetjum þig til að skoða persónuverndarstefnu þessa reglulega og fylgist með því hvernig við meðhöndlum og gætum þeirra upplýsinga sem við söfnum saman. Áframhaldandi notkun vefsíðu Leiguskjóls, hvort sem er með stofnun aðgangs, flettingum eða innsendingu gagna til okkar í gegnum hana, gildir sem samþykki persónuverndarstefnu þessarar og síðari breytinga.
1.10 Afþakka skilaboð í markaðstilgangi
Þú getur hvenær sem er beðið okkur um að hætta að senda þér skilaboð í auglýsingaskyni með því að senda okkur tölvubréf á samband@leiguskjol.is. Með því að afþakka skilaboð í auglýsingaskyni hefur það ekki áhrif á aðrar persónugreinanlegar upplýsingar sem varða viðkomandi einstakling.
1.11 Samskipti við persónuverndarsvið
Til að fá frekari upplýsingar um meðferð persónuupplýsinga er hægt að hafa samband við okkur í tölvupósti á samband@leiguskjol.is, eða með bréfpósti á Leiguskjól ehf., Nóatúni 17, 105 Reykajvík. Verksvið persónuverndar fellur undir framkvæmdastjóra félagsins en félagið sjálft er ábyrgt fyrir persónuverndarstefnu þessari.
Persónuverndarstefna þessi var samþykkt á stjórnarfundi 14. júlí 2018 og tekur þegar gildi.